Betriebskosten- und Heizkostenabrechnung – ein genauer Blick lohnt sich

Mietnebenkosten

Die Nebenkostenabrechnung prüfen zu lassen lohnt sich, denn Fehler werden sich regelmäßig Jahr für Jahr wiederholen und können so über die Jahre einen höheren Betrag ausmachen. Folgende Voraussetzungen müssen dabei erfüllt sein:

  • Abrechnungszeitraum und Abrechnungsfrist
  • Form der Betriebs- und Heizkostenabrechnung
  • Umlagefähige Positionen
  • Belege bestätigen die Nebenkostenabrechnung

Haben Sie Fragen zum Thema? Hier finden sie grundlegenden Informationen rund um das Thema Mietnebenkosten.

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Die Heizkostenabrechnung und ihre Probleme

Bei den Heizkosten regeln gesetzliche Vorschriften – so entsprechende Verordnungen – umfangreich die Umlage auf den Mieter.
Die Umlagefähigkeit der Heizkosten in der Abrechnung richtet sich sowohl nach der Grundfläche des Mietobjekts als auch nach dem tatsächlichen Verbrauch. Dieser wird jährlich durch Ablesung von Heizkostenverteilern ermittelt. Teilweise werden diese entweder vor Ort in Ihrer Wohnung abgelesen oder im Falle digitaler Geräte aus der Entfernung erfasst.

Tipp

Gerade bei der erforderlichen Verbrauchserfassung können spätere Fehler in der Heizkostenabrechnung schon in der Installation oder dann bei der Ablesung der Heizkostenverteiler begründet sein.

Nebenkostenabrechnung - Das sollten Sie wissen

Im Folgenden geben wir Ihnen Tipps, damit Sie einschätzen können, ob Sie Ihre Nebenkostenabrechnung prüfen lassen sollten.

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Abrechnungszeitraum und Abrechnungsfrist

Eine Nebenkostenabrechnung muss für den – mietvertraglich vereinbarten - Abrechnungszeitraum erstellt werden. Dieser umfasst regelmäßig ein Jahr, allerdings nicht zwingend ein Kalenderjahr. Der Vermieter muss die Betriebs- und Heizkostenabrechnung innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellen und dem Mieter zustellen.

Wird die Abrechnung von dem Vermieter nicht innerhalb der Abrechnungsfrist vorgelegt, verliert er seinen Anspruch auf eine vom Mieter zu leistende Nachzahlung. Guthaben des Mieters verfallen hingegen nicht.

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Die Form

Die Nebenkostenabrechnung muss diverse formale Voraussetzungen erfüllen, um einen wirksamen Nachzahlungsanspruch des Vermieters zu begründen:

  • Sie muss aus sich heraus für einen Laien leicht verständlich sein
  • Der Verteilungsschlüssel muss erkennbar sein, was besonders bei mehreren zu einer Wirtschaftseinheit zusammengefassten Objekten von Bedeutung ist
  • Nur umlagefähige Positionen dürfen Eingang in die Nebenkostenabrechnung finden
  • Für jede Betriebskostenposition müssen die Gesamtkosten der Wirtschaftseinheit und die auf Ihr Mietobjekt entfallenden Kosten einzeln ausgewiesen werden

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Umlagefähige Positionen

In der Neben- und Heizkostenabrechnung Ihres Vermieters sollten sich nur Kosten für solche Betriebskostenarten finden, die im Mietvertrag einzeln aufgeführt sind. Dabei wird in vielen Mietverträgen Bezug genommen auf eine Betriebskosten-Verordnung, also ein Gesetz: Diese wird fast immer wörtlich wiedergegeben. So können Sie die Abrechnung Punkt für Punkt mit Ihrem Mietvertrag vergleichen.

Da die späteren Nebenkosten im Mietvertrag geregelt sind, sollten Sie als Mieter schon bei dessen Unterzeichnung die entsprechenden Klauseln genau anschauen.

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Belegeinsicht

Der Mieter hat das Recht, zur Überprüfung der Nebenkostenabrechnung beim Vermieter Einsicht in die Belege – Rechnungen und Verträge mit Versorgern, Versicherungen und Dienstleistern – zu nehmen. Diese sollte er möglichst innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Abrechnung geltend machen. Unter gewissen Voraussetzungen können Sie auch die Überlassung von Kopien verlangen.

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Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung

Gegen eine nach Ihrer Einschätzung fehlerhafte Betriebs- und Heizkostenabrechnung können Sie innerhalb einer Frist von einem Jahr nach Zustellung der Abrechnung einen Widerspruch einlegen. Da ein pauschaler Widerspruch nicht möglich ist, muss ein solcher sich gegen konkrete Positionen richten. Etwaige Möglichkeiten prüfen wir für Sie und fertigen einen an Ihren Vermieter gerichteten Widerspruch für Sie. Die eventuell folgende außergerichtliche Korrespondenz erledigen selbstverständlich auch wir für Sie.

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Verspätete Nebenkostenabrechnung

Erhält der Mieter die Betriebskostenabrechnung nicht innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraumes, so muss er eine Nachzahlung nicht leisten. Anders ist dies nur, wenn der Vermieter die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten hat. Das kann beispielsweise bei erst verspäteter Festsetzung kommunaler Gebühren der Fall sein.

Der Anspruch des Mieters auf Auszahlung eines Guthabens bleibt bestehen – und verjährt erst nach 3 Jahren entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen zu der allgemeinen Verjährung.

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Anspruch auf Nebenkostenabrechnung

Erwarten Sie ein Guthaben, so können Sie Ihren Vermieter nach Ablauf der einjährigen Abrechnungsfrist zur Abrechnung auffordern. Um Ihre Forderung zu unterstreichen, können Sie ankündigen, bis zum Erhalt der Abrechnung die künftigen Vorauszahlungen auf die Betriebskosten zurückzuhalten. Mit Vorliegen einer ordnungsgemäßen Abrechnung über die Betriebskosten müssen Sie die Vorauszahlungen aber unverzüglich nachzahlen.

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Zahlungsklage des Vermieters

Wenn Sie – nach Einlegung Ihres Widerspruchs gegen die Nebenkostenabrechnung - von Ihrem Vermieter auf Zahlung der Betriebskosten verklagt werden, benötigen Sie nicht unbedingt einen Rechtsanwalt. Handelt es sich um ein Wohnraummietverhältnis, wird ein solcher Prozess unabhängig von der Höhe der eingeklagten Forderung immer vor dem Amtsgericht geführt werden. Hier besteht kein Anwaltszwang.

Gerichtsurteile

Eine umfangreiche Rechtsprechung zu Fragen rund um die Betriebs- und Heizkostenabrechnung zeigt die vielfältigen Probleme, die hier auftreten können. So wurden von Gerichten beispielsweise folgende Entscheidungen getroffen:

Kosten der Öltankreinigung sind umlagefähig


In dem vom BGH entschiedenen Fall waren die Kosten der Reinigung ausdrücklich als Kosten des Betriebs der Heizungsanlage aufgeführt gewesen.

BGH-Urteil vom 11. November 2009 - VIII ZR 221/08

Abrechnungsfrist für Betriebskosten


Einhaltung der Abrechnungsfrist für Betriebskosten durch den Wohnungsvermieter

» zum Urteil

Jährliche wechselnde Flächenangaben


Abgrenzung zwischen formeller und materieller Ordnungsmäßigkeit der Betriebskostenabrechnung bei Jahr für Jahr wechselnden Flächen- und Verbrauchsangaben

» zum Urteil

Rechtzeitigkeit der Nebenkostenabrechnung


Für die Rechtzeitigkeit der Betriebs- und Heizkostenabrechnung kommt es nicht auf die Absendung durch den Vermieter an, sondern auf den Zugang beim Mieter. Die Aufgabe der Nebenkostenabrechnung bei der Post begründet keinen Anscheinsbeweis für den Zugang beim Mieter.

BGH-Urteil vom 21. Januar 2009 - VIII ZR 107/08

Belegeinsicht und Prüfung der Nebenkostenabrechnung

Der Mieter hat das Recht, zur Überprüfung der Nebenkostenabrechnung beim Vermieter Einsicht in die Belege – Rechnungen und Verträge mit Versorgern, Versicherungen und Dienstleistern – zu nehmen. Diese sollte er möglichst innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Abrechnung geltend machen. Unter gewissen Voraussetzungen können Sie auch die Überlassung von Kopien verlangen, zum Beispiel wenn der Mieter aus gesundheitlichen Gründen oder altersbedingt  nicht zu dem Vermieter kommen kann. Der Vermieter muss die Unterlagen auch übersenden, wenn er sein Büro in einer anderen Stadt hat und dem Mieter die Anfahrt nicht zugemutet werden kann.

Eine Belegeinsicht empfiehlt sich, wenn – ohne Vorliegen eines offensichtlichen Fehlers oder eines Rechenfehlers - Zweifel an der Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung aufkommen. So lassen sich auch die häufig bei Einführung einer neuen Betriebskostenart vorkommenden Fehler aufdecken. Gleiches gilt für den Fall, dass der Vermieter neue Verträge mit anderen Versorgern oder Versicherungen abgeschlossen hat.

Die fachkundige Überprüfung der Belege sowie der Nebenkostenabrechnung übernehmen wir für Sie.

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Häufig gestellte Fragen rund um das Thema Mietnebenkosten

Die Frage der Umlagefähigkeit von Betriebs- und Nebenkosten richtet sich neben den vertraglichen und gesetzlichen Regelungen insgesamt nach dem Gebot der Wirtschaftlichkeit, das der Vermieter immer zu beachten hat.

Immer wieder können sich für den Mieter insbesondere bei gemischt genutzten Wirtschaftseinheiten Ungerechtigkeiten ergeben, da regelmäßig Wohn- und Gewerbeflächen in einem Objekt betreffend die Nebenkosten unterschiedlich zu behandeln sind. Das gilt häufig für die Grundsteuer, aber auch beispielsweise für die Kosten der Müllentsorgung.

Eine Belegeinsicht empfiehlt sich, wenn – ohne Vorliegen eines offensichtlichen Fehlers oder eines Rechenfehlers - Zweifel an der Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung aufkommen. So lassen sich auch die häufig bei Einführung einer neuen Betriebskostenart vorkommenden Fehler aufdecken. Gleiches gilt für den Fall, dass der Vermieter neue Verträge mit anderen Versorgern oder Versicherungen abgeschlossen hat.

Die fachkundige Überprüfung der Belege sowie der Nebenkostenabrechnung übernehmen wir für Sie.

Haben die Überprüfung der Betriebs- und Heizkostenabrechnung und eine Belegeinsicht ergeben, dass einzelne Positionen der Nebenkostenabrechnung fehlerhaft sind, so dürfen Sie nicht die gesamte Nachzahlung zurückhalten. Die vom Vermieter zutreffend berechneten Nachzahlungen müssen Sie zur Vermeidung einer eventuellen Zahlungsklage unbedingt ausgleichen.

Um sicher zu gehen, können Sie eine Nachzahlung auch unter dem Vorbehalt der Rückforderung leisten. So riskieren Sie nicht, vom Vermieter wegen Zahlungsverzugs verklagt zu werden, müssen aber im Ergebnis nicht berechtigte Betriebskostenumlagen nicht tragen.

Kontakt

Landesverband hamburgischer Mieterschutz e.V.
Schillerstraße 47-49
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(direkt am Bahnhof Altona)

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